Informativa privacy per i professionisti di Theia Studio

Versione del 14/10/2026

Il collegamento a Google Calendar (punto 7) non è ancora disponibile al pubblico: sarà attivato solo dopo la verifica di Google.

Questa informativa riguarda i dati personali di professionisti, collaboratori e referenti degli studi che usano la web app Theia Studio. Descrive i trattamenti svolti da Theia per gestire account, sicurezza e rapporti contrattuali. I dati clinici dei pazienti sono disciplinati dall’informativa del titolare dell’assistenza e, quando il cliente è esterno, dall’accordo sul trattamento dei dati.

1 Titolare e contatti

Il titolare è THEIA SRL, Via Emerico Amari 148, 90139 Palermo, C.F. e P. IVA 07306540829. Contatti: info@theia.it, oggetto «Privacy Theia Studio»; PEC theia@pec.cloud. Il responsabile privacy interno è Gianluca Citino, contattabile a info@theia.it. Il Responsabile della protezione dei dati (DPO) è Marco Citino, contattabile all’indirizzo dpo@theia.it.

2 Dati raccolti e fonti

Trattiamo nome, cognome, email, telefono se fornito, qualifica professionale e informazioni necessarie a verificarla, ruolo nello studio, sedi, preferenze e impostazioni, credenziali, stato degli inviti, versioni dei termini accettate, richieste di assistenza e comunicazioni di sicurezza. In caso di rapporto commerciale trattiamo i dati fiscali, il piano scelto, gli esiti dei pagamenti e la fatturazione. I dati provengono dall’interessato, dallo studio che lo invita e, per le verifiche necessarie, dai registri professionali pertinenti.

Raccogliamo inoltre IP, informazioni essenziali sul browser, orari, identificativi di sessione e registri delle azioni. Questi registri servono a proteggere gli account, attribuire le operazioni e gestire incidenti, senza registrare sistematicamente contenuti clinici. I dati dei pazienti non sono usati per valutare commercialmente il professionista o per addestrare modelli.

3 Finalità e basi

Per creare e gestire il rapporto con il professionista che stipula il contratto, fornire il servizio e dare assistenza, la base è l’articolo 6, paragrafo 1, lettera b), GDPR. Per i referenti e membri che non sono parte del contratto, si applica il legittimo interesse alla gestione del rapporto con lo studio, dopo valutazione dei loro diritti. Per i collaboratori interni si considerano anche il rapporto professionale e le istruzioni di accesso pertinenti; il consenso non è richiesto come base ordinaria per l’organizzazione del lavoro.

Gli obblighi fiscali e gli altri adempimenti imposti dalla legge si fondano sull’articolo 6, paragrafo 1, lettera c). Sicurezza, prevenzione degli abusi e tutela in giudizio si fondano sugli obblighi applicabili e, per la parte non imposta dalla legge, sull’interesse legittimo di Theia, limitando i dati e valutando l’opposizione. Le comunicazioni necessarie al servizio non sono marketing. Eventuali promozioni richiedono una disciplina e una scelta separate, ove necessaria.

I dati indispensabili sono necessari per abilitare il profilo o adempiere alla legge. I campi aggiuntivi sono facoltativi. L’informativa si mette a disposizione prima della raccolta; l’accettazione dei termini contrattuali viene registrata separatamente e non equivale a consenso privacy.

4 Sicurezza e destinatari

L’accesso professionale prevede password e un codice monouso inviato via email, revoca della sessione precedente al completamento del nuovo accesso e termine della sessione dopo 24 ore di inattività applicativa. Per le operazioni sensibili è prevista una verifica recente dell’identità. Il codice alla stessa casella non viene presentato come un fattore hardware indipendente. Devi proteggere anche la tua email e segnalare tempestivamente compromissioni o perdita di accesso.

Supabase gestisce autenticazione, database e file con regione principale a Francoforte; Cloudflare il servizio web e il relativo traffico; Resend le email operative. OpenAI tratta il solo materiale previsto dalla funzione opzionale di analisi del diario, secondo l’informativa del paziente e le istruzioni applicabili. Expo EAS compila il codice dell’app e non è destinato a ricevere i dati clinici. I fornitori che operano per conto di Theia sono vincolati dall’articolo 28 GDPR. Personale e consulenti accedono nei limiti dell’incarico e degli obblighi di riservatezza.

Il pagamento degli abbonamenti tramite Stripe è previsto per una fase successiva e richiede l’informazione specifica prima dell’attivazione. Il collegamento facoltativo a Google Calendar è descritto al punto 7. I dati non sono diffusi. Lo studio che invita un membro conosce la sua appartenenza e le operazioni pertinenti al ruolo; non riceve le sue credenziali.

5 Trasferimenti e conservazione

Anche con database UE alcuni fornitori possono trattare dati fuori dal SEE. I trasferimenti sono consentiti soltanto sulla base di una decisione di adeguatezza applicabile oppure di clausole standard e misure adeguate al trasferimento. Le garanzie pertinenti possono essere richieste a info@theia.it. Non si presume che tutti i fornitori statunitensi siano coperti dal Data Privacy Framework.

I dati operativi dell’account sono conservati durante il rapporto e cancellati entro 30 giorni dalla sua cessazione quando non sono necessari a obblighi ulteriori. Fatture e scritture contabili seguono i termini dell’articolo 2220 del codice civile e delle norme fiscali applicabili, ordinariamente dieci anni dalla relativa decorrenza. La prova del contratto e delle accettazioni è conservata per il rapporto e fino a dieci anni dalla sua conclusione, nei limiti necessari alla tutela dei diritti. Le richieste di assistenza ordinarie sono conservate per dodici mesi dalla chiusura; i registri tecnici per trenta giorni, gli accessi amministrativi per sei mesi e gli accessi a un eventuale dossier sanitario per almeno ventiquattro mesi. Eccezioni per incidenti o controversie sono motivate, circoscritte e riesaminate.

La cancellazione di un account professionale non determina l’eliminazione automatica della documentazione che il titolare deve conservare. Prima della cessazione devono essere organizzati export, continuità assistenziale e deposito protetto. Le copie di sicurezza seguono la policy dedicata; non sono un archivio utilizzabile indefinitamente.

6 Diritti

Puoi esercitare accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità quando ne ricorrono i presupposti e opposizione ai trattamenti basati sul legittimo interesse. Scrivi a info@theia.it o theia@pec.cloud. Il riscontro è fornito senza ingiustificato ritardo entro un mese, prorogabile di altri due per complessità o numero delle richieste con comunicazione motivata nel primo mese. Puoi reclamare al Garante e agire davanti al giudice. Non adottiamo decisioni esclusivamente automatizzate con effetti giuridici o analogamente significativi sul professionista.

7 Collegamento facoltativo a Google Calendar

Il collegamento a Google Calendar è facoltativo: vale solo quando la funzione è disponibile per il tuo account e solo se lo attivi tu, da Account → Calendario Google, dando il consenso nella schermata di Google. Se non lo attivi, o finché la funzione non è disponibile, Theia non riceve e non scrive nulla su Google e questo punto non comporta alcun trattamento. Quando lo attivi, il trattamento si fonda sulla tua richiesta di usare la funzione (articolo 6, paragrafo 1, lettera b), GDPR) e sul permesso che dai a Google, che puoi revocare in ogni momento.

Che cosa leggiamo da Google. Theia chiede a Google tre permessi: leggere l’elenco dei tuoi calendari; leggere gli eventi dei calendari che scegli tu (fino a dieci), compresi quelli che altri hanno condiviso con te, che non modifichiamo mai; creare, spostare e cancellare eventi soltanto nei calendari di cui sei proprietario. Leggiamo gli eventi dei calendari scelti, sia quelli segnati «occupato» sia quelli segnati «disponibile» (non quelli cancellati, i compleanni e i luoghi di lavoro), in una finestra che va da 7 giorni prima a 180 giorni dopo il momento della lettura. Di ciascuno conserviamo l’orario, se dura tutto il giorno, se è segnato occupato o disponibile e gli identificativi tecnici del calendario e dell’evento; il titolo solo se lo scegli tu nelle impostazioni. Non conserviamo descrizione, invitati, luogo né allegati degli eventi letti. Conserviamo inoltre l’indirizzo del tuo account Google e i nomi dei calendari che scegli. Gli eventi si rileggono quando usi lo Studio, al massimo ogni 15 minuti.

Che cosa scriviamo su Google. Per i tuoi appuntamenti Theia crea, nel calendario che scegli fra quelli di cui sei proprietario, un evento privato con titolo che inizia con «Visita» e riporta il nome e l’iniziale del cognome del paziente (o le sole iniziali, o nessun nome, secondo la tua scelta), data e ora, luogo o link quando ci sono e la descrizione «Creato su Theia Studio». Non scriviamo note, tipo di visita né altri dati clinici. Per gli appuntamenti online l’evento contiene il link di Google Meet, se lasci attiva l’opzione nelle impostazioni, e il paziente è l’unico invitato: Google riceve l’indirizzo email del paziente e gli invia l’invito. Theia modifica o cancella soltanto gli eventi che ha creato lei. Theia resta la fonte di verità: se sposti o togli un evento su Google, Theia te lo segnala e decidi tu che cosa fare; non cambia da sola gli appuntamenti.

Chi vede i tuoi impegni. Gli eventi letti da Google li vedi solo tu: né il titolare dello spazio né gli altri membri li vedono. Quando il titolare o un collega fissa o sposta un appuntamento per te, Theia può avvisarlo che in quell’orario risulta un tuo impegno su Google, senza indicare orario, titolo o altri dettagli.

Come li conserviamo. Il permesso di Google (token) è cifrato prima di essere salvato nei server di Theia (database Supabase, Francoforte) e la chiave di cifratura è separata dal database. Gli eventi letti restano nella finestra indicata; quelli che ne escono sono tolti alla lettura successiva, e tutti sono cancellati quando scolleghi il calendario o quando lo spazio viene cancellato. Teniamo un registro di sicurezza delle operazioni sul collegamento (per esempio collegamento e scollegamento, sospensione e ripresa del servizio, chiusura per rimozione da uno spazio), senza nomi, indirizzi email né contenuti; per le rimozioni di eventi riporta soltanto quanti ne sono stati tolti o non si sono potuti togliere.

Condivisione e uso limitato. Non vendiamo né cediamo a terzi per scopi loro i dati ricevuti da Google (i fornitori indicati al punto 4 li trattano per conto di Theia, solo per fornire il servizio), non li usiamo per pubblicità né per addestrare modelli di intelligenza artificiale e li impieghiamo solo per mostrarti i tuoi impegni e sincronizzare i tuoi appuntamenti. Nessuna persona di Theia li legge, salvo che tu lo chieda per ricevere assistenza, che serva per motivi di sicurezza o che lo imponga la legge. Google tratta i dati del tuo account secondo le proprie condizioni. Theia Studio's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Revoca e cancellazione. Puoi scollegare il calendario quando vuoi da Account → Calendario Google: Theia revoca il permesso presso Google, cancella dai propri server il permesso e gli eventi letti e, se lo scegli (è l’opzione consigliata), toglie da Google gli eventi che aveva creato. Puoi anche revocare il permesso dalla pagina dei permessi del tuo account Google: da quel momento Theia non legge né scrive più e ti chiede di ricollegare il calendario. Se elimini un paziente o chiudi lo spazio, Theia toglie da Google gli eventi che aveva creato per quegli appuntamenti. La cancellazione dei dati non dipende da Google: se Google non risponde dopo tre tentativi, o il permesso era già stato revocato, la cancellazione procede comunque e alcuni eventi possono restare nel tuo Google Calendar, di cui sei titolare, con il nome e l’iniziale del cognome del paziente e, per le visite online, la sua email come invitato. Puoi eliminarli a mano: li riconosci dal titolo che inizia con «Visita» e dalla descrizione «Creato su Theia Studio». Se la funzione smette di essere disponibile per il tuo account, la sincronizzazione si ferma: Theia non legge, non scrive e non cancella nulla finché non scolleghi o la funzione torna disponibile. Se vieni rimosso da uno spazio, il tuo collegamento con quello spazio si ferma subito e viene chiuso.